経理プランβ利用の流れ

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カテゴリー:経理プランβ

こちらのページでは、「STREAMED経理プランβ」に新規登録し、会計ソフト形式のCSVファイルを出力するまでの一連の流れをご紹介します。

1. はじめの準備

1-1. 無料アカウントの登録

まだアカウントを登録していない方は、こちらのフォームから経理プランβの無料アカウントを登録してください。登録すると認証メールが届くので、指示に従ってパスワードを登録しましょう。

まずはお試しで、スキャナが手元になくてもサンプルの領収書を使って自動データ化を体験いただけます。スキャナを既にお持ちの方は無料で30件まで自動データ化をお試しいただけます。勝手に有料化することはないので安心してご登録ください。

既に経理プランβのアカウントをお持ちの方はこちらからウェブ版にログインしてください。何度もアクセスするページなのでブックマークをお勧めします。

1-2. アップグレード(有料登録)

無料アカウントの状態ですと、自動データ化が30件までと、ご利用に制限がかかっています。
有料プランへアップグレードされたい方は、担当の営業までご連絡ください。

クレジットカードをお持ちの方は、ウェブ版からご自身でアップグレードして、枚数制限を解除することができます。ウェブ版にログインしてトップページの「有料登録」に進んでください。有料化を当月から始めるか、翌月から始めるか選ぶことができます。

アップグレードは後からでも可能です。まだ無料で検討したい方は、ここのステップは飛ばして次に進んでください。

1-3. スキャナの購入

STREAMEDでは証憑のスキャンに「ScanSnap」を推奨しています。「ScanSnap iX100」と「ScanSnap iX500」の2種類あり、それぞれ下記のような特徴があります。

  • ScanSnap iX100:400gと軽量で持ち運びに便利な小型スキャナ
  • ScanSnap iX500:トレイにセットしてまとめてスキャンできる据え置き型スキャナ

ScanSnap

ScanSnap iX100は1枚ずつ手差しをするタイプですが、手軽に使うことができ、1台あれば全ての証憑を読み込むことができます。大量の領収書がある場合はScanSnap iX500がお勧めです。ただし、小さな領収書は苦手なので、必ず1台はScanSnap iX100をご用意ください。

「ScanSnap」は家電量販店やECサイトなどでご購入いただけますが、経理プランの有料登録をしていただければ1台無償で差し上げますので、ご検討ください。

1-4. スキャナのセットアップ

「ScanSnap」が手元に届いたらパソコンに接続をしましょう。箱に入っているDVDでドライバなどの必要なソフトウェア一式をインストールしてください。

※ScanSnapの準備については、こちらも参考にしてください。

scansnap-setting

 


 

DVDドライブがない場合、必要なソフトウェアは下記のURLからもダウンロードできます。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/dl/
(FUJITSUのサイトが開きます)

上記ページでご利用のスキャナとPCのOSを選択し、対象となるソフトウェア一覧を表示します。

help-scanners-1

ソフトウェア一覧画面で、「ソフトウェア ダウンロードインストーラー」をダウンロードします。

help-scanners-2


 

 

ドライバのインストールが完了したら
ScanSnapをUSBケーブルで接続し、動作確認できればスキャナのセットアップは完了です。

1-5. アップローダーのインストール

次に無料のWindowsソフト「STREAMEDアップローダー」をインストールしましょう。アップローダーは簡単な操作でScanSnapを直接制御できる便利なソフトで、会計事務所プランの方は無料でご利用いただけます。(Windowsのみ動作)

up

ダウンロード:http://streamedup.com/tools/uploader/setup.exe

 

2. 経理担当者(スタッフ)の追加

経理担当者(スタッフ)を追加して共同で作業をすることができます。スタッフを何人追加しても料金は増えることはありません。(スタッフの追加が不要な場合はこのステップを飛ばして構いません)

スタッフ自身が勝手に参加することができません。既に経理プランβに登録している社員から招待状をもらうことで参加が可能になります。ウェブ版にログインして、「設定 > スタッフ」から他のスタッフにSTREAMEDの招待状を送りましょう。受け取ったスタッフは、そのメールの指示に従ってパスワードを発行するとSTREAMEDにログインできるようになります。

招待されたスタッフは、スタッフ追加時に付与した権限によってSTREAMEDでの操作が制限されています。

参照:経理プランβのスタッフ追加

 

3. スキャンして自動データ化

はじめにレシート・領収書のスキャン方法をご説明します。

そして、円滑にスキャンするため、領収書を事前に整えておきましょう。

  • ホッチキス止めされている領収書は外しておく
  • 破れているものはセロハンテープなどで固定する
  • 折り目がついているものはまっすぐに伸ばす

ホッチキス止めは記帳の生産性低下の原因になります。あらかじめクリップでとめるだけで保管しておいてください。

また、以下の左図のように複数枚の証憑を一度にスキャンしたデータでもスキャンは可能ですが、スキャン後に「STREAMEDアップローダー」にてお客様ご自身で切り分けてアップロードして頂く必要がありますので、ご注意ください。右図のように1ファイル(ページ)に1枚の証憑でスキャンしていただければ、切り出しの処理は必要ありません。

 

recipt-ng-2

 

STREAMEDアップローダーで可能なこと
(1) 用紙一面に複数枚の領収書が貼り付けられているものの画像切り出し
(2) 複数ページ存在するPDFファイルのアップロード

 

パソコンにScanSnap iX100を接続し、「STREAMEDアップローダー」を起動してスキャンしましょう。スキャンし忘れを防ぐため、枚数を数えながらスキャンすることをお勧めします。このとき、仕訳に入れるべきではない個人で利用した領収書などがあれば外しておきましょう。
(このとき、ScanSnapの「Scan/Stopボタン」は押さないようにしましょう。アップローダーの「スキャン」ボタンをクリックしてください。)

ss-setup-05

STREAMEDで自動データ化する上で、領収書を日付順に並び替える必要はありません。スキャンした順にまとめておけば後から探す時も便利です。

また、事前に仕訳をしておき、スキャンするときに勘定科目を指定することもできます。その場合はアップローダーで「自動判定」ではなく、他の科目を選んでから「スキャン」を押してください。

証憑の画像をアップロードしてから最長で1営業日以内に自動データ化が完了し、完了通知メールが届きます。混雑状況に応じますが、平日の昼間でしたら数時間のうちにデータ化が完了します。

参照:アップローダーの使い方

 

4. 仕訳の確認と出力

4-1. 領収書の確認

自動データ化された後の仕訳の確認はウェブ版で行います。データ化完了の通知メールが届いたらウェブ版にログインして、領収書の一覧を開いてみましょう。未開封の仕訳が黄色で表示されます。各仕訳を押すと詳細画面が表示されて証憑の画像と仕訳の内容を一画面で確認したり、必要に応じて修正もできます。

STREAMEDで自動データ化される項目は支払日、金額(税込)、摘要(支払先の名称)、勘定科目です。勘定科目は支払先の業種に応じてSTREAMEDのシステムが振り分けをしているので、変更したい場合はプルダウンから変更してください。

保存をするとき、「学習して保存」を押すと、今後、同じ支払先のレシート・領収書が来たときに、ここで変更した内容が摘要に反映されるようになります。この学習機能を利用し、水道光熱費や電話代といった毎月決まった仕訳の内容や、利用月の入力を自動化させることも可能です。

参照:繰り返す仕訳を学習させる

ちなみにリスト画面では、科目を指定して絞り込み表示したり、一覧画面をタイル表示に切り替えることも可能です。また、複数の仕訳を一括で変更したい場合は、各仕訳のチェックボックスにチェックを入れると表示される「編集」ボタンから可能です。

新しい勘定科目や補助科目を追加したい場合は「設定 > 勘定科目/税区分」から追加登録してください。

参照:CSV出力する会計ソフトの選択と勘定科目の編集

また、気をつけて見るべき仕訳に「要確認マーク」を付けて見落としを防ぐことができます。「設定 > データ確認(要確認マーク)」からルールを追加してください。

参照:要確認マークをつけて仕訳チェックを効率化させる

4-2. CSVファイルの出力

仕訳の確認が終わったらCSVファイルを出力しましょう。

まずは、出力するための準備をします。ウェブ版にて「設定 >勘定科目/税区分」を開きます。ここで仕訳をインポートしたい会計ソフトを選びます。
また、出力時の勘定科目名やコードも編集できます。

help-ca-start_b-8

次に「出力 > 新規」を押してください。まだ出力していない仕訳が自動的に集計されます。期間を指定して絞り込みも可能です。「CSVダウンロード」を押すとCSVファイルがダウンロードできます。

help-ca-start_b-9

会計ソフトへのインポート方法は下記のマニュアルか、そこに記載がない場合は各会計ソフトに付属するオフィシャルなマニュアルをご覧ください。

これでSTREAMEDでの作業は完了です。その他の関連マニュアルはこちらを参照ください。

預金通帳をスキャンしてデータ化する

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