会計事務所の顧問先のお客様向け

ACCOUNTING

カテゴリー:会計事務所プラン

「STREAMED会計事務所プラン」では、顧問先のお客さまがスキャンした証憑(領収書、請求書、預金通帳)を、会計事務所と共有することができます。会計事務所との確認のタイミングについては、担当の方とご相談の上、STREAMEDをご活用ください。

このページでは、顧問先のお客さまがご利用いただくための手順をご紹介します。

1. アカウントの登録

会計事務所に招待してもらうことで「STREAMEDへようこそ」というメールが届きます。そのメールの指示に従ってパスワードを登録しましょう。(もし受け取っていない場合は、会計事務所にお問い合わせください)

ウェブ版へのログインはこちらです。

2. スキャンして自動データ化(パソコンでの操作)

2-1. スキャナのセットアップ

証憑をスキャンするためのドキュメントスキャナ「ScanSnap iX100」は既にお持ちでしょうか? STREAMEDでは手軽に連続して読み込める「ScanSnap iX100」をお勧めしています。

「ScanSnap」が手元に届いたらパソコンに接続をしましょう。箱に入っているDVDでドライバなどの必要なソフトウェア一式をインストールしてください。

scansnap-setting


 

 

DVDドライブがない場合、必要なソフトウェアは下記のURLからもダウンロードできます。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/dl/
(FUJITSUのサイトが開きます)

上記ページでご利用のスキャナとPCのOSを選択し、対象となるソフトウェア一覧を表示します。

help-scanners-1

ソフトウェア一覧画面で、「ソフトウェア ダウンロードインストーラー」をダウンロードします。

help-scanners-2


 

 

ドライバのインストールが完了したら
ScanSnapをUSBケーブルで接続し、動作確認できればスキャナのセットアップは完了です。

2-2. アップローダーのインストール

次に無料のWindowsソフト「STREAMEDアップローダー」をインストールしましょう。アップローダーは簡単な操作でScanSnapを直接制御できるソフトです。(Windowsのみ動作)

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ダウンロード:http://streamedup.com/tools/uploader/setup.exe

2-3. 領収書のスキャン

STREAMEDで自動データ化ができる証憑は、領収書、請求書(受領)、預金通帳の3種類です。ここではまず、領収書のスキャン方法をご説明します。 円滑にスキャンするため、領収書を事前に整えておきましょう。

  • ホッチキス止めされている領収書は外してバラしておく
  • 破れているものはセロハンテープなどで固定する
  • 折り目がついているものはまっすぐに伸ばす

 

また、以下の左図のように複数枚の証憑を一度にスキャンしたデータでもスキャンは可能ですが、スキャン後に「STREAMEDアップローダー」にてお客様ご自身で切り分けてアップロードして頂く必要がありますので、ご注意ください。右図のように1ファイル(ページ)に1枚の証憑でスキャンしていただければ、切り出しの処理は必要ありません。

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STREAMEDアップローダーで可能なこと
(1) 用紙一面に複数枚の領収書が貼り付けられているものの画像切り出し
(2) 複数ページ存在するPDFファイルのアップロード

 

パソコンにScanSnap iX100を接続し、「STREAMEDアップローダー」を起動してスキャンしましょう。スキャンし忘れを防ぐため、枚数を数えながらスキャンすることをお勧めします。

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STREAMEDで自動データ化する上で、領収書を日付順に並び替える必要はありません。STREAMEDで自動データ化した後でもスキャンした順にソートして表示ができるので、領収書をスキャンした順にまとめておけば後から探す時も便利です。

また、基本的には「自動判定」のままで構いませんが、もし事前に仕訳が決まっている場合は、アップローダーで「自動判定」ではなく、他の科目を選んでから「スキャン」を押してください。

参照:アップローダーの使い方

3. スマホで撮って自動データ化(スマートフォンでの操作)

手軽に交通費の記録と領収書の自動データ化をする場合はiPhone版Android版のご利用をご利用ください。

参照:スマートフォンで領収書を撮影して自動データ化する
参照:経路検索して交通費を登録

4. 仕訳の確認と出力

4-1. 領収書の確認

自動データ化された後の仕訳の確認はウェブ版で行います。データ化完了の通知メールが届いたらウェブ版にログインして、領収書の一覧を開いてみましょう。未開封の仕訳が黄色で表示されます。各仕訳を押すと詳細画面が表示されて証憑の画像と仕訳の内容を一画面で確認したり、必要に応じて修正もできます。

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STREAMEDで自動データ化される項目は支払日、金額(税込)、摘要(支払先の名称)、勘定科目です。勘定科目は支払先の業種に応じてSTREAMEDのシステムが振り分けをしているので、変更したい場合はプルダウンから変更してください。

保存をするとき、「学習して保存」を押すと、今後、同じ支払先のレシート・領収書が来たときに、ここで変更した内容が摘要に反映されるようになります。この学習機能を利用し、水道光熱費や電話代といった毎月決まった仕訳の内容や、利用月の入力を自動化させることも可能です。

参照:繰り返す仕訳を学習させる

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ちなみにリスト画面では、科目を指定して絞り込み表示したり、一覧画面をタイル表示に切り替えることも可能です。また、複数の仕訳を一括で変更したい場合は、各仕訳のチェックボックスにチェックを入れると表示される「編集」ボタンから可能です。

新しい勘定科目や補助科目を追加したい場合は「設定 > 出力形式/勘定科目設定」から追加登録してください。

参照:CSV出力する会計ソフトの選択と勘定科目の編集

また、気をつけて見るべき仕訳に「要確認マーク」を付けて見落としを防ぐことができます。「設定 > 要確認マーク」からルールを追加してください。

参照:要確認マークをつけて仕訳チェックを効率化させる

4-2. CSVファイルの出力

ご自身でCSVファイルを出力する際の手順をご説明します。

まずは、出力するための準備をします。ウェブ版にて「設定 > 出力形式」を開きます。ここで仕訳をインポートしたい会計ソフトを選んだり、出力時の勘定科目名やコードを編集できます。これで準備完了です。

次に「出力 > 新規」を押してください。まだ出力していない仕訳が自動的に集計されます。期間を指定して絞り込みも可能です。「CSVダウンロード」を押すとCSVファイルがダウンロードできます。

会計ソフトへのインポート方法は下記のマニュアルか、そこに記載がない場合は各会計ソフトに付属するオフィシャルなマニュアルをご覧ください。

これでSTREAMEDでの作業は完了です。

 

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