個人事業主のための領収書・レシートの保管方法

要点

・経費の領収書は税務申告後も7年間の保存義務がある。
・領収書の整理を丁寧にやってもムダ。月別のクリアファイルに入れるだけでOK。
・STREAMEDで自動データ化すればいつでも検索ができる。

 

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確定申告が終わった領収書は7年間の保管義務があるので、捨てずにしっかり保管しておかなくてはなりません。もし税務調査がはいった場合には、領収書の提出を求められることがあります。

とはいえ、確定申告後に領収書を見返すことは滅多にありません。そのため、裏紙に貼り付けたり、丁寧にファイリングをしても、時間と労力の無駄になってしまいます。
整然とバインダーに入れて並べておくことは見た目に気持ちいいかもしれませんが、それを7年分保存することを考えると、保管場所の問題も無視できません。

 

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領収書の保管は、なにより継続することが大事です。領収書は月別のクリアファイルや封筒に分けていれておけばOKです。クリアファイルなら中身も見えるので便利です。万が一、後から探すときの手間はかかるかもしれませんが、1年分の全ての領収書を裏紙に糊付けしたり、穴を空けてバインダーに挟む手間をかけるよりは合理的です。

 

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クラウド経費管理サービス「STREAMED(ストリームド)」を使うと、毎月の領収書の入力と管理がもっとラクになります。
スマートフォンにインストールした「STREAMED」のアプリで領収書を撮影するだけで、支払先、日付、金額、カテゴリー(勘定科目)が入力されて返ってきます。機械認識(OCR)ではなく、オペレーターが目で見て作業しているため、手書きの領収書でも正確に入力されます。データ化は1営業日以内に完了するので、後は内容をチェックしてエクセルで開けるCSVファイルでダウンロードするだけ。

 

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過去の領収書を日付順、金額順などで表示したり、支払先の名称で検索できるので、後からさかのぼって探す手間もなくなります。内容の確認はSTREAMEDの画面上で行い、実際に領収書の原本が必要になった時だけ、月別の封筒から探せば良くなります。

※STREAMEDに登録した領収書もかならず原本は保管しましょう。