2021年に税理士事務所を開業した伊藤達也様は、2023年より株式会社Koselig Partnersでフリーランス・副業者に特化した確定申告サービス「Chat Tax」を立ち上げ、「スキャンセンター for STREAMED」を活用しながら運営をされています。効率化のために工夫されているオペレーション設計や具体的な活用方法についてお話を伺いました。

まず、事務所のご紹介を兼ねて理念や大事にしていることについて教えてください。

当社は、「オペレーションでビジネスをアップデートし、文化的な生活を創出する」というミッションを掲げています。
社名にある「Koselig」は、ノルウェー語で「ホッとする」や「心があたたかくなる」といった意味があります。この言葉に込めた想いは、システムとオペレーションを組み合わせることで、既存のビジネスをより高い生産性に変え、お客様が仕事により集中できたり、ご家族と過ごす時間を増やせるなど、お客様が文化的で心温かい時間をより長くとれるようなサービス提供ができたらと考えています。

現在どのような体制で運営され、どのくらいのお客様がいらっしゃるのですか？

現在、正社員以外も含めて7名で運営しています。昨年よりサービスを開始した確定申告サービス「Chat Tax」のサービスは、現在200名超のお客様がおり、さらに毎月2-30名ほど増えていますが、まだ足場を固めながら進めている状況です。

当社の「スキャンセンター」を導入したきっかけを教えてください。

確定申告サービスのオペレーションを考えるなかで、記帳業務やスキャン作業がかなりの工数を占めてしまうという悩みを抱えていました。
記帳業務については、「STREAMED」である程度効率化できましたが、スキャン作業は良いサービスがなく、スキマバイトなどの求人サービスを使いながら、自社でオペレーションを組もうとしていたところ、「スキャンセンター」に出会いました。
「スキャンセンター」は、コストを変動費化できるうえに、コストも安いことから、迷わず導入を決めました。

「変動費化しやすい」というのは、どういうことですか？

税理士事務所のように、人がメインで動くビジネスは、固定費割合が高くなりやすく、その人のスキルに依存したり、待ち時間などの非稼働時間が生まれてしまうことにより、利益率が下がるリスクが大きいと感じています。
「STREAMED」と「スキャンセンター」を使えばそれを変動費化することができるので、変動費割合が非常に高まり、結果的に経営リスクを減らすことに繋がっています。
お客様の仕訳数はだいたい決まっているため、サービス利用料金も読みやすく、利益が計算しやすいので、それを元にしっかり投資をしたり、働いている人たちの給与を上げることができるようになりますね。

「スキャンセンター」の運用方法について、詳しく教えてください。

現在、基本的にはすべてのお客様がスキャンセンターに直接資料を送っています。お客様とのご契約時に、「提出用キット」をお渡しし、送り方のご説明をしています。

※実際の提出用キット

こちらは、提出時に分類する用の袋と送付用の封筒で構成されていて、スキャンセンターで用意しているマニュアルや資料等を一部編集して使わせてもらっています。
また、お客様に極力負担をかけず、簡単に申告してもらいたいという考えから、資料は細かく分けてもらっていません。大きく「売上」と「経費」の2つに分け、一部支払方法（銀行振込か、それ以外）などがわかるようにしてもらっています。

実際にスキャンセンターを利用してみてどうでしたか？

スキャンサービス自体ももちろん良いのですが、予想以上に良かったこととしては、ホッチキス留め資料も処理してくれるところや、返却時のパッキングです。「スキャンセンター」は、返却時にしっかりパッキングしていただけるので、お客様から当社への信頼性向上に繋がっていると思います。
一方で、導入当初は、マニュアルやサポートも少なく苦労した部分もありましたが、現在は改善されています。まだ課題もありますが、オペレーションも柔軟に対応していただけるようになりました。

お客様にスキャンセンターの説明をするときに、否定的なご意見はありましたか？

むしろスキャンセンターの利用は、お客様からも好評です。
当社と契約する前は、月ごとや品目ごとに分けて税理士に資料を提出していたり、紙のスキャン作業をしていたというお客様もいらっしゃいます。
そういったお客様からすると、今は資料を丸投げするだけですし、とても楽になって喜んでいただけています。

今後の事務所の展望について教えてください。

現在の確定申告事業を基盤に、周辺のサービスを展開できるようにしていきたいと考えています。
例えば、補助金や節税、相続、資産運用など、お客様にとってのプライベートバンカーのような存在になることを目指しているので、協力会社も増やしながら、サービスを大きくしていきたいと考えています。