お客様の成長支援という絶対的な経営理念のもとで、働く仲間の幸せを追求する

現在は、全体の約4割である250件ほどの顧問先に対して記帳代行を行っています。
お客様の売上規模は1億円を超えるところが多いのが特徴ですね。
そういった規模の会社の場合、うちでは現預金や流動性の高いものは記帳代行部門が担当するようにし、それ以外で判断に知識を要する部分を税務担当者が請け負っています。
基本的には税務担当者がコントロールして、記帳代行部門に作業を割り振っている状況です。
今でこそこのような分業制を敷いていますが、最初からうまくいったわけではありません。

経営は「お客様と働く仲間」。お客様に対しては成長支援をして絶対に倒産させませんという使命があり、働く仲間に対しては物心両面の幸せを追求します。お客様が成長し、そして倒産しないよう導くには、月次を正しく早く出して、予算実績管理まで行うことが基本です。
ところが、記帳代行の段階で社内が混乱していると、この部分に時間がとられてしまい試算表の作成が遅くなってしまいます。たとえば担当者が一人で記帳代行から会計入力、さらには決算、申告・・・と全てやらなければならないとなった時に、果たして実際にできるでしょうか？

ある意味、標準化して仕組み化していかないといけない業務と、お客様が求めてくる高付加価値の業務を一人の人間がすべてやることは不可能なんです。実現しようとすると長時間労働につながる。お客様の成長支援も満足にできず、働く仲間の幸せも失ってしまう。会計事務所はこういうことをずっとやってきたんです。

これまでの一人完結型を是正するには縦割りの仕事の仕方を横割りに変える必要があります。これは昔からある業務改善の方法なんです。

臨機応変に使い分けることで、記帳代行の手入力を10分の1の負荷に

記帳代行業務も付加価値業務と同じように生産性を上げていかないとダメなんです。それをやるには、記帳代行業務をどうルール化して、どうIT化していくかが重要です。そこには教育も必要になるので、業務改善として記帳代行を各担当者から切り離し、組織化してマネジメントできる人材を配置しました。それが2年前です。
しかし、記帳代行部門としていよいよ「さて、やるぞ」となった時、今度は手書きの領収書をどうしよう、となりました。OCRで活字を読み取るサービスはあっても、手書きとなると何をどうやっても自動化できない。確定申告時期なんて、1年分まとめて送られてきたりする。

サービスを検索していた中で、たまたまSTREAMEDを見つけました。「会計入力を誰でもできるようにする」という目的が、その時のうちの記帳代行部門の課題に合致したんです。
現在は、お客様に合わせて臨機応変に使い分けをしています。毎回STREAMEDを使って対応するお客様もいますし、突発的に領収書が多く届いたお客様にSTREAMEDを使うもこともあります。手入力で記帳代行をするよりも、3分の1になったり、ものによっては10分の1程度の負荷で完了するときもあります。
特に繁忙期なんかはスケジュールどおりに証憑が届かないとスタッフで手分けして残業して・・・という対応になるのがこれまでの状況でしたが、STREAMEDを導入してからはスキャンをしてデータ化を待っている間に別の仕事に取り掛かれるようになりました。これは、精神的にも業務的にもかなり負担が減りました。

今は業務の標準化を進める中で、徐々に色々な人が担当先をサポートできるように教育していく、ということにも取り組んでいます。目指すところは、どのお客様であっても誰でも対応できるようにしていくということです。

STREAMEDは単なる便利ツールではない

今の時代、まず「会計事務所でなかなか人を採用できない」という現状があり、その中でお客様を増やそうとするとニーズのある記帳代行をなんとかしなければなりません。今までのやり方でただ対応すればいいというわけではなく、記帳代行の先に人工知能とクラウド化というのが大前提としてあり、そこを繋ぐことが会計のビジネスといえます。

IT化が進む中で様々なツールが出てきていますが、ハイエンドと繋がっていないと単なるツールで終わってしまう。「STREAMEDって便利なツールだね」と。そうではなく、STREAMEDはマネーフォワード クラウド会計との連携が始まって、単なるツールではなく全体感をもったツールになった。だから今の効率化だけのためではなく未来のためにもSTREAMEDを使うことに価値があるんですよ。