ハイブリッド型の製販分離体制

当社は、熊本に本店がありグループ全体で300名超の社員をかかえております。そのうち会計税務に携わる社員は100名です 。会計税務以外では、サプリメントの販売や介護事業、オーダースーツの製造・販売をしたりと幅広く事業展開しております。 創業時は、会計税務のみを行っていましたが、顧問先を支援している中で経営に深く関与し、そのまま経営を引き受ける事業も出てきました。また、社内企業も認められており、結果的にグループ全体では会計税務以外の社員が多くなりました。

会計税務の組織ですが、80名が外勤、20名が内勤 という構成になっております。
多くの顧問先が記帳代行ですが完全な製販分離にはしておらず大きく以下3つのいずれかのパターンで処理しています。どのパターンになるかは売上や業務量で人ごとに決められております。

①自分専任の入力者に依頼
②自分専任ではないが記帳代行部門に依頼
③誰かに依頼をすることはせず自分で入力

①は細かな指示をする必要もなく、資料を渡すだけでいつもどおりの品質で仕上げてくれます。②は常に自分の顧問先だけを入力するわけではないので、ちゃんとした指示とともに入力を依頼します。社歴の浅い職員は業務理解のためにも基本③のパターンとなります。

内勤の中には税理士資格の有資格者で構成される審理部という部署もあり、そこでは決算チェックだけを行っています。外勤チームは、1チーム約10名で構成されていますが、まずはチームの部長が決算チェックをし、更にそれを審理部に回し、審理部内でも複数チェックをしています 。法人の決算が毎月100件以上はありますので、決算チェックだけでも膨大な業務量になっています。

170の個人事業主を処理することでわかった質のばらつき

私自身も外勤者として顧問先を抱えています。そのうち、同じ業種の個人事業主170件の集まりを担当しており、そこの処理に非常に苦労をしました。業種は明かせませんが保険の外交員をまとめて顧問先として抱えているようなものだとご理解ください。個人事業主も多いですが、それも含めると実は私一人で200件近くの顧問先を担当していました（笑） 

170件ともなると記帳代行の負担も非常に大きく、3ヶ月に1回10人がかりで記帳を行っていました。ただ、最終的な試算表や仕訳を見てみると同じ業種にもかかわらず勘定科目や摘要が入力者によって異なり品質にバラつきがありました。それを自分一人で担当をすることで5年間かけて徐々にルール化しました。外出しながらでしたが10日間くらいかけて入力をしていました。今ではとても良い思い出です（笑）これで上手く回ると思っていましたが、今度は自分の担当がどんどん増えてしまい入力する時間がなくなってしまいました。 そこで、STREAMEDを試してみることにしました。すると、スキャンをするだけで良くなり負担が大きく軽減されただけではなく、あれだけ苦労した標準化も簡単にできてしまいました。しかも金額の入力誤りなどの人的ミスも起きません。これは非常に使えると思い、改めて工数やミス率を手入力と比較しSTREAMEDが優位であることを確認した上で、積極的に利用をすすめることにしました。

組織の生まれ変わりを目指す

STREAMEDを使うことによるメリットは入力を効率化するだけではなく、入力をスキャンという誰でもできる業務に置き変えることです。 繁忙期に入力スタッフを臨時や緊急で募集しても指導が必要になり、戦力になるまで時間がかかります。スキャンするだけなら数分の指導で即戦力になる上、スキャンする速度以外に誰がやっても結果として得られる会計データに差がありません。STREAMEDを活用し始めてからは、入力業務は今後さらに自動化され業界的にも、顧問先にも求められなくなると実感しました。 それに合わせて若手は自分で入力をすべきという組織の方針も変えたいと考えています。どうしても若手は入力業務で対価を得ている感覚になります。目に見える商品がない業界だからこそどこに自身の工数をかけるべきかについて改めて指導しました。その上で 、一定の営業利益が確保できるのであればSTREAMEDを積極的に利用するようにしています。

入力に時間を割くのであればコンサルティングの提供 やその習熟に時間をかけるべきです。業界的に会計処理の自動化が進み始めているので、プラスアルファである付加価値業務の提供が顧問先に求められていると考えています。

顧問先にとって価値あることは何かを改めて見極め、価値の高いサービス提供ができる体制をつくることが重要です。これまでは、入力、決算、監査、コンサルティングを満遍なくできるよう後輩の指導、育成をしてきました。今後は、入力はSTREAMEDを利用し、例えばコンサルティングに特化した人を採用、育成していくような体制づくりを考えています。