川原経営グループは医業に完全特化した伝統ある税理士法人

当事務所の特徴は、医業に完全特化していることです。病院やクリニック、薬局、MSのみを顧問先とし、50年の歴史を築いてきました。そのため、他事務所とは比較にならないほど医業の経営に関わるノウハウを蓄積しています。

会計税務部門には約80名のスタッフがおり、内訳は外を回る監査担当者が50名、内勤者が30名となっています。現在、会計税務部門では約1000の顧問先とお付き合いをしています。

社内体制は、入力を専業とする「製造部門」と顧問先との接点を持つ「販売部門」（＝監査担当者）に分かれており、いわゆる「製販分離」を構築している最中です。「製造部門」は社内教育も兼ねているため、新人3名とこれまでの内勤者が5名、計8名で運営しています。誰がどの顧問先の入力をしても同じ品質で仕上げられるような体制を「製造部門」では目指しています。

重い記帳代行業務の効率化が急務

顧問先が医業のみということもあり自計化は非常に少なく、ほとんどを記帳代行で受けています。そのため、記帳代行の負荷が非常に重くなっていました。それに加え、業界の人手不足なども影響し、人財が足りていませんでした。

私どもが所属する「会計業務1部」では、通常業務の他に自社業務の効率化や標準化の役割も担っています。そのため、現状を改善するためのツールを探していました。そのときに、検討したツールの1つが「STREAMED」です。他のツールとも比較しましたが「STREAMED」は正確性が高く、納品スピードも翌営業日と圧倒的に優れていました。他のツールでは金額の不一致や先月との入力結果の違いが発生していましたが「STREAMED」は正しい金額で毎月正確に納品がされました。翌営業日の納品も一度も遅れることがありませんでした。

入力時間は感覚的に半減しました

記帳代行の入力時間は、感覚的に言えば半減しました。事前に「STREAMED」への依頼が終わってさえいれば、極端な話ですが訪問当日の午前中で帳簿を作ることもできるようになりました。これまでは、ゼロから入力を行う必要がありましたので、当日に仕上げることは考えたこともありませんでした。また、入力すること自体が非常にストレスなので心理的にも楽になりました。

導入当初は我々の部だけで「STREAMED」を利用していました。そして、運用に乗せるフローまで確立し、他の部門へも利用を広げていきました。その際は、先行利用した弊社社員やクラビス社の社員が講師をし、積極的に社内研修を実施しました。

また、これまで「製造部門」では教育の意味もあり入力することを是としてきました。ですが、入力そのものではなく勘定科目の確認や修正が教育に必要であると考えを改め、ここ最近では「製造部門」も含め利用をしています。

STREAMEDとマネーフォワード クラウドにより手入力を大幅削減

顧客とのコミュニケーションや自己研鑽に、より多くの時間を割けるようにしたいと考えており、そのために2つのことに取り組んでいます。1つ目は、手入力を100％なくすことです。領収書や通帳のコピーは「STREAMED」、ネットバンクの明細は「マネーフォワード クラウド会計」を利用し、手入力をかなり減らすことができました。

2つ目は移動時間の削減です。オンラインで面談できる専用席を設け、顧問先へ訪問せずにこれまで通りのサービス提供をしたいと思っています。

入力と移動が業務時間の多くを占めるので、ここを減らすことができれば働き方を大きく変えることができます。その実現を目指し、今後もツールの活用や社内オペレーションの改革を進めたいと考えています。