お客様の声

「事務所内のリソースを最大化させるために導入したSTREAMED」 はぎぐち公認会計士・税理士事務所様のケース

代表:萩口 義治 様 / 職員:森田 隆 様 - 01

STREAMEDは黒船だと思った

新日本監査法人に所属したのち、中小企業のコンサルも手がけるコンサル会社兼税理士法人で勤務しました。会計士10年目に独立し、「はぎぐち公認会計士・税理士事務所」を設立して7年目です。現在は120件ほどの顧問先をスタッフ10名で対応しています。

「創業、スタートアップに特化した資金調達に強い会計事務所」を掲げていますので、現在も創業時から応援してきたお客様がほとんどです。顧問先は飲食業、コンサル業やIT関連、SE事業が多いですね。

STREAMEDは2017年6月に導入し、マネーフォワードクラウド会計は2013年に導入しました。近い将来に記帳作業がなくなるという話がされ始めたころ、私たちの仕事がなくなるんじゃないかなと思ったんですよ。だからSTREAMEDやマネーフォワードクラウドの印象としては、黒船じゃないですけど敵に見えたところがあって。ただ、時代の流れとしてはそちらへ向かうのは確実ですし、抗ってもどうしようもない。怯えて食われるのを待つよりは先頭に立って旗を振ったほうがいいな、と考えました。

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人数が増えない前提で、業務フローを考える

STREAMEDの導入は、最初うまくいきませんでした。スタッフが「手で入力したほうが速い」と言うんです。STREAMEDによって工程が増えているように思えると。でもそれって結局、入力する人とスキャンする人が一緒だからなんですよね。だったら総務とか、入力業務ではない人がスキャンをすれば、単純に作業時間が減るんじゃないかと。実際、そういう形でうまく業務フローを作ることができた後は、みんな積極的にSTREAMEDを使ってくれるようになりました。

業務に関しては、お客さまに接するチームと、記帳入力するサポートチームとに役割分担し製販分離体制でやっています。

サポートチームでSTREAMEDを導入するにあたり、かなりの研究をしました。たとえば領収書の束がドサッとまとめて送られてくることがありましたが、こちらから決まったファイルをお渡ししていて、それに分類して入れてもらうようにしています。事務所内でスキャンをしたらお預かりした証憑はお客さまにすぐ返却していますので、他の事務所の方がいらした時などは、書類のないきれいな事務所だと驚かれます。また、返却されたファイルの中の証憑も分類されていますので、お客さまの書類整理は不要になりますし、そのまま税務調査にも対応できます。

STREAMEDをきちんと使うには、まず証憑の枚数を数えたり、手入力とSTREAMEDのどちらが速いかを考えたり、スキャンしてSTREAMEDに入力依頼するという「段取り時間」があります。その時間を考慮すると、人が入力したほうが早いという判断になりがちです。しかし、採用難の今、事務所で人は増やせないという前提を置いて業務を見直すと、段取り時間のコストがあっても、STREAMEDを利用したほうが、同じリソースでも入力量を最大化できるのではないかと考えられるようになりました。実際に、スキャン作業は、簿記がわからない人でもできるので、一次入力までは簿記がわかる人のリソースを使う必要がないですし、STREAMEDの学習機能を利用すれば、次回同じ支払先の領収書が来た時に勘定科目が学習した内容で表示されます。1回目が一番時間がかかるけど、2回目、3回目とどんどん入力時間も減っていく。しかも学習済みの領収証については、誰がやっても同じ結果になるので、人が考えたり、覚える必要がない。しばらくして、事務所全体が条件は気にせず、とにかくSTREAMEDに流そうという意識になりました。

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「代行業務」は代替される

会計事務所の業務としては、記帳代行や申告書の作成のような「代行業務」が大部分を占めています。時代の流れでそういった「代行業務」が代替サービスに置き換わってしまった時に、「お客さまは私たちに何を期待するのか」、「私たちは世の中やお客さまに対してどういった価値を提供できるか」を試行錯誤しながら模索しています。ITの活用によって業務効率化を進める一方で、会計税務の専門家がこれからの時代に担うべき役割や提供できる価値の探求を進めていて、この両面が必要であると考えています。STREAMEDやマネーフォワードクラウドのような黒船が来て、逆に「代行業務」に時間をかけず、次の付加価値業務に移行しなくては、という覚悟ができました。

STREAMEDを導入したことで「代行業務」から解放され、そういった分野にも時間を割けるようになりました。弊社でいえば、例えば「融資の支援や、事業計画の作成、ベンチャーキャピタルからの出資を受ける際の資本政策」などといった財務コンサルについては、既に相当の優位性を獲得しており、他社には真似できないレベルまでブラッシュアップされてきています。そして、最近もう一つの付加価値として感じているのが「経理のIT化コンサルティング」です。まだまだ世の中には、ITによる業務効率化が進んでいない領域はたくさんあります。私たちも日々試行錯誤ですが、先んじてIT導入を進めている会計事務所として、税理士向けにセミナーや事務所見学会を開催したり、業界イベントでのパネラーに指名されたり、業界紙にも「IT導入の進んだ事務所」として取り上げていただきました。最近は、会計事務所や企業向けの「IT導入のコンサルティング」の提供が徐々に増えてきています。業務効率化と付加価値業務の両輪で考えていたのですが、業務効率化を先んじて進めてきたことが、新しい付加価値ともなり収益源となるという可能性を感じていて、おもしろいですね。

これからも変わり続ける時代に対して、私たちも常に変わり続けながら新しい価値を模索し続けられる会社でありたいと思っています。

はぎぐち公認会計士・税理士事務所代表:萩口 義治 様 / 職員:森田 隆 様

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