「組織変更と同時に導入したSTREAMED」

北海道札幌市にて創業11年となる会計事務所です。私（植島）は税理士試験合格後にから在籍しておりますので、在籍10年目で副所長を務めております。現在は財務コンサル業務を中心に取り組んでいます。

事務所が担当する法人の顧問先は350件、個人では300件ほどとなります。20名ほどが勤務しており、最近広いオフィスへ移転しました。

以前は一般的な会計事務所と同じように、担当者一人が訪問して相談も受けるし、記帳もするし、決算もするし、すべてをやっていましたが、このような「担当制」では、顧客を増やすことができない、属人化しているために一人が退職してしまうと急に他の職員の負荷が大きくなる、という課題がありました。

一人でできる作業量が決まっている中でさらに顧客を増やすために、一度従来のやり方をガラッと変えなければならないのではないかと考え具体的な問題点を洗い出したところ「業務スピードの限界」「証憑の未回収や不足が業務のネック」ということに気づきました。特に前者の課題については従来の「担当制」のままでは改善できない問題だということで、思い切って担当制を廃止し、組織変更を伴う業務改善を行いました。

その際に記帳代行の工程の部分で導入したのがSTREAMEDです。

「クラウドツールによる課題解消」

組織変更では製販分離を取り入れ、完全分業制にしました。たとえば証憑のやり取りにも地味に時間がかかるんですよね。それでこのような作業は総務の担当としました。あとは入力を専門とする記帳チームとそこに紐付くスキャンチーム、税務申告を行うチーム、毎月顧客訪問して業績報告をする財務コンサルチーム、年一決算のみの契約顧客を訪問するルート営業チームで構成しています。業務を軸に専門チームを作ることで全体の生産性を向上させることを目指しました。また、これらの各部署をつなぐ役割として「司令塔」という管理担当者を配置しました。

担当顧客は持たず、社内で業務のコントロールに徹する役割です。司令塔がすべての工程を管理し、担当者のアサインや成果物のチェック、顧客情報の管理や社員研修までを行います。そのため、この役割は所内で最も優秀な人物である必要があります。

スキャンチームを持っているのも特徴です。証憑をスキャンしてSTREAMEDへアップロードすることを担当してまして、もともと総務をしていた簿記の知識がない者がやっています。

この分業の中でも、記帳は負荷が大きいにも関わらず定型的な作業が多いため効率化の余地が大きいところだと考えました。

会計ソフトへ直接手入力する方法だと、どうしても作業スピードに限界があるんですよね。なるべく職員が入力しない方法はないかと探して見つけたのがSTREAMEDとマネーフォワードクラウド会計でした。紙の証憑はスキャンしてSTREAMEDへ、オンラインデータはマネーフォワードでデータ取得。今では証憑からの手入力作業は劇的に少なくなり、一人あたりの業務量が拡大しました。入力から確認まで含めて作業量は以前の1.4倍です。

分業制にすると担当者間のコミュニケーションが発生するようになりますが、業務に関するやり取りはすべてチャットワークで行うようにしています。それにより「言った・言わない」になることがないんです。また、進捗管理については司令塔がサイボウズを活用してどの案件を誰が担当していて現在どういうステータスなのかを見える化しています。コミュニケーションや業務進捗管理においてもクラウドツールを導入することにより、必要以上に発生していたやり取りや齟齬を減らすことに成功しました。

これらの効率化が功を奏し、職員の増員無しで年間で顧客を70社増やすことができました。

「本来税理士がやるべき仕事をしたい」

分業制にし生産性の向上を目指すことによって、合わせて人事評価の方法も変えました。当事務所では売上ではなく個人の生産性を評価の指標としています。これにより、業務効率の意識が高まり、給与査定もUPするという相乗効果が生まれました。正社員だけでなく、パートさんも同じように生産性で評価します。具体的には、時間あたりにどれくらの記帳ができるかを見ています。生産性が向上するのであればツールの活用は良しとしていますので、みんな喜んでSTREAMEDを利用しています。手入力するよりも圧倒的に早いですからね。今後もより働きやすい環境を職員に提供すべく、改善していくつもりです。

もともと効率化を目指したきっかけとしては「本来税理士がやるべき仕事は記帳じゃないよね」と考えたことでした。お客様の決算書から今後の経営の話をするのに時間を割くべきであって、我々の仕事は記帳ではないんですよね。一人担当制でやっていたら、記帳ももちろん自分でやらなければならない。そうした時に、決算書を読んで経営の話をするという余力がなくなってしまうんです。記帳を切り離して効率化することで、お客様の経営支援に時間をかけることができる。

将来的にはできれば司令塔の役割もAIでやって、職員が全員経営支援ができるようになるといいですね。極論ですが・・・いつの時代になるか。（笑）