全社あげての決裁・会計の基幹系システムの全面刷新

当社では2016年9月より全社をあげての決裁・会計の基幹系システムの全面刷新に取り組みました。
総勢80名による部門横断型の改革プロジェクトチームを立ち上げ、標準化・効率化の観点から業務の本質を議論し、一から業務プロセスの見直しを実施しました。これまで部門毎に個別最適化されていた業務プロセスの標準化と、独立していた決裁システムと会計システムの統合化を実施し、会計機能にSAPを採用したフルクラウドのシステムを構築しました。新システム導入により、年間約58,000時間の業務量が削減される見通しとなります。
そのプロジェクトの一環としてSAPと親和性の高い経費精算システムのConcurを採用しました。更には経費精算に必要な領収書の「入力」すらも省力化するためSTREAMEDの導入にいたりました。
OCRを中心とした他ベンダーとも比較をしましたが求めているほどの精度にはならず、結局全て確認する必要がありました。そのため、AI OCRと人力オペレータを組み合わせ、高い精度を担保する仕組みを持ったSTREAMEDに決めました。私がスキャンしたものはこれまで一度も間違いがないほど精度が高く、スキャンしてからConcurへデータ連携される時間も1時間以内と驚くほど早いため非常に満足しています。

社内への浸透

経費精算についてはこれまでとやり方がガラっと変わるため、従業員が迷わないよう動画でマニュアルを作成しました。社内ヘルプデスクも設置し、分からないことがあったときにすぐに問合せができるような環境を作りました。STREAMEDについては画面が非常に分かりやすいため導入直後でも操作に迷わず、利用までのハードルは低かったです。
また、スキャナを約60台購入し、各部に約1台配置しました。これにより、帰社したらすぐにSTREAMEDで交通費の領収書をスキャンする習慣を作ることができました。

導入後の効果

これまでの経費精算は、電車代も券売機で発行するなどして領収書を受領したうえで台紙に貼り付けて提出、シャチハタ印による承認を得た後に、会計システムに手入力するといったアナログな方法で行っていました。経費を会計システムに手入力すること自体が負担だったのと、紙に領収書を貼り付けることも地味ですがストレスのかかる作業でした。
Concur導入後は、システム上で経費明細に領収書画像を添付して提出、承認までまわすデジタルな方法に変わりました。SuicaやPASMO等の交通系ICカードの取り込みやSTREAMEDでの領収書スキャンを活用することで経費明細の登録が楽になり、領収書の貼り付けもシャチハタ印による承認も無くなりました。また、スキャンした後の領収書は、スキャナの隣においてある箱にそのまま入れるだけになりました。細かいですが、これも大きな変化です。
さらに経理担当者にもメリットがあり、システムによって申請内容が適正か自動チェックされることにより、省力化しながらも社内ルールの運用を徹底できました。電子帳簿保存法の申請も完了しているため、経理担当者が領収書と経費明細を簡単に突き合わせし、問題なければ領収書は廃棄をしています。（※交際費は電子帳簿保存法の申請をしていないため原本保管しています。）

2019年4月からシステム利用を開始し、既に高い効果があることを実感しておりますので、今後は未導入のグループ会社にConcurとSTREAMEDの展開を進めていきたいと思います。