「MASに時間を割くために必要不可欠だったSTREAMED」

MMPC税理士法人は「『グッドカンパニーづくり 』を通して ” 人の幸せ ” を 創造する」という理念のもと、昭和48年に創業しました。グッドカンパニーとは簡単に申し上げますと黒字化企業です。そのお手伝いをすることこそがMMPCの使命だと考えております。

黒字化をお手伝いするための主力サービスとしてお客様にMAS（マネジメントアドバイザリーサービス）を提供しています。自分たちの中では「目標管理」と言って案内していますが、財務数値だけの話にとどまるのではなくKPIまで落とし込み現場の行動を変えることまでをサービス範囲としています。結果として、MASを提供している顧問先は82.5%が黒字化しております。また、一朝一夕では真似できないサービスのため他事務所と差別化することにもつながっています。
ただ、MASをやるにはどこかの作業時間を削減するしかなく、記帳代行を効率化できるSTREAMEDはツールとしてどうしても必要でした。

「自計化ではなく自動化を」

もともとは高山を拠点にしていましたが、現在は名古屋にもオフィスを構えています。STREAMEDの利用は名古屋オフィスの方が多く、お客様は130件ほどですが自計化率は20%に至っていません。多くが医科歯科を始めとした個人のお客様で、自計化をするのにも向いておらず、STREAMEDを利用して記帳代行を行っているような状況です。

以前までMMPCではお客様に自計化を促進するような動きに徹していました。契約当初は時間がない・人が居ないという理由で私たちに記帳代行の依頼が来てしまいます。記帳代行をするにあたって出納帳の書き方などを指導しますが、お客様が慣れてくると「出納帳の記載さえやれば入力してくれる」という意識になってしまい、そこから先、つまり会計ソフトへの入力といった次の段階に取り掛かってもらうことが難しくなります。

自計化が進められないと記帳代行のお客様の割合が増え、入力作業の負担がどうしても大きくなってしまう。名古屋オフィスは自計化率を上げることができないまま、新規顧客もどんどん増えていきました。そしてその結果、お客様に提供するべきMASの時間が削られ、私たちは本来の目的を実行できなくなったのです。実際、もう限界かなと感じたことが何度かありました。

そこで私たちは、自計化を促進して自分たちの業務量を減らすという考えではなく、記帳代行は請け負うこととし、この部分を自動化して自分たちの時間をMASに費やそうという考えに転換しました。自動化は現金、預金、クレジットカード明細、立替金の4つを全く手入力しないことと定義をし、それがどこまで実現できているのかを社内目標としました。自計化を推進しているときは、いかに効率的に入力をするかという思考でしたが、自動化を目指すようになってからはいかに入力そのものをしないようにするかという思考の変化もありました。

「STREAMEDを活かす組織づくりを」

STREAMEDを導入する際、所内にどう浸透させるかが課題でした。そこで、二つ実行したことがあります。

まず一つは、年齢の高いベテランさんをキーマンに据えたことです。とにかくSTREAMEDを利用するように指示し続け、他の担当者もそれに続きやすいような雰囲気づくりを行いました。
もう一つは、所内で入力自動化のプロジェクトを作り、そこへ入力担当のパートさんを巻き込んだことです。週に1回、デモンストレーションを交えながらSTREAMEDの操作ポイントを共有しています。STREAMEDを使うと便利なんだ！と実感できるようにすることで、上手く利用促進できたと感じています。また、私自身（足立様）が所内で一番STREAMEDを研究しているのですが、思い通りにならなかった時にすぐ私に報告をしてもらうことにし、問題を放置せずに解決するように心がけています。

STREAMEDはあくまでツールですが、人によってどのくらい期待しているかが異なります。期待値が高いと、思い通りにならなかった時に落胆して使いたくなくなってしまいます。そのため、STREAMEDについての疑問や問題が発生した時に所内にすぐに聞ける人がいる、ということで、心理的なハードルが下がっていったのかなと思います。

現在はSTREAMEDの利用により効率化につなげることができましたが、もっともっとできるだろうな、と感じています。
たとえばSTREAMEDのスキャン担当などのように作業工程を分解してそれぞれに担当者を決めたらいいのか、全ての工程を一人で作業する顧客担当制にする方がいいのかを今悩んでいるところです。
また、STREAMEDの使い方によって効果の差が出てくるようにはしたくないので、理解度を全体的に底上げしていく必要を感じています。

STREAMEDの効果を見ようという視点にこだわるのではなく、STREAMEDを活かす組織づくりをし、効果を上げなければならないなと思っています。