各拠点の小規模な記帳顧問先を1箇所に集約

当事務所は昭和29年の設立以来、税務会計をはじめ法務、労務・社会保険、経営コンサルティング、ファイナンシャルプランニング等、様々な領域で中小企業の経営者および中小企業の発展を支援して参りました。経営に対する課題は会社ごとに異なりますが、これまで蓄積された豊富なノウハウを活かして対応できることが私たちの強みであります。

STREAMEDは、新たに記帳代行チームを立ち上げたタイミングで導入しました。私たちは４年ごとに中期経営計画を立てているのですが、2019年に今後はMAS業務を中心により一層経営者のサポートに注力していこうとなりました。そのときに、課題にあがったのは記帳業務でした。具体的には、記帳業務の負担が大きいことでMAS業務への注力をしにくい状況である一方で、記帳業務や申告書の作成だけをお願いしたいというお客様からのニーズもあったことです。

そこで埼玉事務所が、各拠点の記帳メインのお客様を担当として一挙に引き継ぐための記帳代行チームを立ち上げました。ただ、手入力では限界がありますし、記帳代行チームとしても記帳業務だけではなくお客様としっかり向き合う時間を作りたかったので、業務の効率化のためにツールの導入を決めました。

そこでいくつかのサービスを比較した結果STREAMEDの導入が決まりました。

医療費集計もSTREAMEDでデータ化

記帳代行チームの業務はキントーンで管理をしています。窓口担当者が資料を預かり、キントーン上で入力の依頼を出します。キントーンでは納期と予想作業時間を入れていますので、それを元に優先順位をつけて作業をしています。キントーンの中には指示書も入っているため顧問先と入力者は固定していません。その代わり、確認は必ず窓口担当者が行うようにしています。STREAMEDを使うかどうかは入力者が判断をしていますが、スキャンしにくい場合や枚数が少ない場合を除いて使うことがほとんどです。

また、一昨年にリリースされた医療費集計の機能も利用しています。以前はエクセルに手入力し集計していたため、何とかして作業をラクに出来ないか試行錯誤しておりました。負担が大きくミスも発生しやすい業務のため、医療費集計の専任スタッフを１名置いていた程です。それがSTREAMEDを利用することにより、人ごとに分けてスキャンをするだけで所得税の達人（※NTTデータの税務ソフト）に取り込める形式で集計をしてくれるため、業務の負担はかなり削減されました。データの返却も早く、正確性も高いためほとんど修正することもないです。おかげさまで専用スタッフの配置も不要になりました。

また、STREAMEDはシンプルで分かりやすい設計なので、導入時に苦労することなくスムーズに業務に組み入れることができました。

「お客様と向き合う時間」を増やしていく

今後も「お客様のためになる業務」に時間を費やすことが出来るよう、引き続き業務の効率化のために、使えるツールは積極的に導入していきたいと考えています。日々お客様と接する中で、規模の大小に関わらず本当に様々な悩みを抱えていらっしゃるなと感じます。ただ単に記帳や税務の結果をお伝えするのではなく、お客様の課題や悩みにしっかりと向き合い、より深い部分まで関わっていきたいです。

また記帳代行チームとしても単なる処理班になるのではなく、今まで以上にお客様と向き合える時間を増やしていきたいです。これは私の考えですが、仕事をする上では誰もが「成長したい」という気持ちを抱いていると思います。このような思いから私たちのチームでは、パートさんたちにも申告書の作成やお客様へ訪問し資料回収を担当してもらっています。日々の記帳業務に疲弊するのではなくSTREAMEDを使って効率化することで、パートさんたちにも仕事のやりがいを感じてもらえるきっかけが作れたのではないかと感じています。

私たちの記帳代行チームは「きちょう工房5.5♧」という名称が付いています。5.5の数字は「財運」という花言葉がある5つ葉のクローバーの5に0.5を加えた数字です。「財運」の半歩先を行き、お客様を導くという意味を込めて付けました。まだ道半ばではありますが、目指している事務所の姿に近づくために今後も業務の効率化を進めていきたいと思います。