「STREAMED」を活用し、15名で250件以上の確定申告に対応可能となった大山康範税理士事務所様。今後もお客様のニーズに応え続けられるよう、業務の標準化と体制強化に取り組まれています。業務改善の1つの策として「STREAMED」を導入した背景や、事務所全体に利用を定着させたコツについて、代表の大山様・導入担当の金様にお話を伺いました。

事務所のご紹介を兼ねて、理念や大事にしていることを教えてください

大山：経営理念は「全ての人に感動と感謝を届ける」です。日本人のお客様はもちろん、外国籍のお客様のご相談も承っています。そして、私たちが大切にしているのは「お客様が本業に専念できる環境を用意すること」です。
例えばスタートアップの会社の場合、事務員が少ないと記帳自体が大変であり、本業に専念するためには記帳代行がニーズになりますよね。こうしたニーズをくみ取り、できるだけ安くご提供することで、お客様が本業に専念できると考えています。
その一方で、お客様によっては記帳代行ではなくコンサルを希望される方もいます。その場合はコンサル対応もしており、あくまでお客様のニーズに合わせることを大切にしています。

事務所によっては、事務所の方針にお客様を当てはめていくところもありますし、その方が業務を標準化できて運営はしやすいかもしれません。ただ、お客様のニーズとのミスマッチが出やすい部分もあるので、弊社はお客様に合わせる形を取っています。その結果、記帳代行業務が多くなっています。

事務所は今、どのような体制で運営されていますか？

大山：職員は15名で、今後はフルリモートの職員も採用したいと考えています。地域的に採用人数を増やすことが難しいので、フルリモートも含めることで採用範囲を広げようと考えています。

2019年に「STREAMED」を導入したきっかけを教えてください

大山：きっかけは2つあります。ひとつは「業務を標準化したい」と考えたことです。
弊社の主な業務は記帳代行ですが、これまでの入力業務はそれぞれの職員が手入力しているため、どうしても属人化しがちです。入力担当の職員が辞めてしまった場合、新担当者が慣れるまでのタイムラグが生じますし、入力担当者ごとに入力の癖があるため一定の品質を維持するのが難しいと感じました。「弊社都合で記帳代行の品質が下がるのは、お客様に申し訳ない」と考え、標準化を目指すことにしました。

もうひとつのきっかけは、「職員の給料を上げたい」と考えたことです。
実は以前からずっと「給与水準を上げたい」とは思っていました。生産性を上げれば、受けられる業務量も増えて、給料も上げられます。単純計算ですが、1人10件担当していたところを15件担当できるようになれば、売上が増えて給料も1.5倍に上げられますよね。

「どうすれば生産性を上げられるか」と考えていたころ、東京の勉強会で「STREAMED」を使っている税理士さんに出会いました。1人で事務所を運営されている方なのに、80件ほど担当されていたんです。その秘訣を聞いたところ「『STREAMED』を活用している」ということでした。

「STREAMED」を事務所全体へ浸透させるために、どんな工夫をしましたか

金：まずは私が、チャットサポートも活用しながらある程度「STREAMED」の使い方を覚えました。その後に、「『STREAMED』を教えられる人」を2人ずつ増やしていきました。自分が使えるようになったら、ITに強い人や「STREAMED」にチャレンジしたい人を2人選んで、その2人にまた使い方を教えます。そしてその際、次に教えたい人をさらに2人同席させます。最初の2人がある程度覚えたら、次は同席していた2人に使い方を教えさせる…という形で、少しずつ「教えられる人」を増やしました。今では、誰でも新しく入社された方に「STREAMED」を教えられるような状況になっています。

「STREAMED」の導入方針の決定は大山様、推進は金様と分けて進められたのですね

金：「『STREAMED』を使う」という方針は大山から全体に伝えられていました。ただ当初は、従量課金制であることやコストの高さから「本当にこんなにたくさん使ってもいいの？」と不安がありました。それでも、大山が「大丈夫、どんどん使って！」と金銭面でかなりのサポートをしてくれたので、職員も安心して利用することができました。大山のサポートも、浸透した大きな理由の一つだと思います。

大山：「導入するなら、中途半端に活用するのは一番もったいない」と思います。例えば、10仕訳程度なら手入力の方が速いと思いますが、1万仕訳を超えるような場合は、「STREAMED」を使った方が当然速いです。
弊社では毎月1～2万ほどの仕訳が発生していたので、全社的に「STREAMED」を使ってもらいました。実際、直近の繁忙期は3万仕訳ほど利用しました。この精度の高さで翌営業日にデータが出来てくるのは、とても速いと思いますし何よりありがたいですね。

「STREAMED」を導入して、どんな効果が得られましたか

金：「STREAMED」は、一度学習した内容であれば確実に同じ仕訳を切ってくれるので、仕訳による無駄な時間がかなり減ったと思います。
導入前は、過去のデータを参考にしながら職員が手入力していたため、多くの時間が取られ、残業をすることもありました。以前の仕訳を印刷したり、そもそも資料が足りなくて探したりと、確認作業にたくさんの時間を使っていました。当初は「STREAMED」の仕訳に不安を感じていたのですが、使っていくうちにどんどん信頼できるようになり、今では多くの部分で頼りにしています。

また、弊社では複数の会計ソフトを利用しているのですが、どのソフトとも相性がよく、取り込みは最初から苦労せず使えています。補助科目もインポート機能を使って取り込めましたし、補助科目が多い場合は、工夫して個別に登録している職員もいました。

大山：実は今回、確定申告直前に人員構成が大きく変わりました。そのため、例年よりも残業は増えましたが、そんな状況でも対応できたのは、「STREAMED」が大変役立ってくれたからだと思います。250～260の事業者様に対応できましたし、法人決算や毎月の訪問も含めてこなせたのは、「STREAMED」による効率化のおかげなのかなと思います。

金：本当に楽になっていると思います。大山が言った通り、確定申告時期の残業はありましたが、「STREAMED」にはとても頼らせてもらいました。本当に忙しいときは、手入力と併用しながら皆で頑張りました。お客様がどんどん増えている状況ではありますが、今後も「STREAMED」を活用しつつ、お客様ごとの設定も整えていきたいです。来年の確定申告時期は、もっと楽になると思いますね。

事務所の今後の展望について教えてください

大山：引き続き記帳代行には力を入れつつ、お客様にさらに喜んでいただける方向にシフトしていきたいです。記帳代行はもちろん、補助金や助成金の申請も非常にニーズが高いので。お客様に喜んでいただける方が、私たちとしても楽しいですし、今後もそうなるよう考えていきたいです。
特に今後は、自計化ではなく記帳代行が時代の主流になっていくと思っています。クラウド会計ソフトがこれだけ広がっているのも、その表れではないでしょうか。そういう意味で、今後も記帳代行のニーズは一定数残ると思うので、より速く安く正確に、サービス提供できるようになりたいです。イメージとしては、事務所が「仕訳工場」となり、「STREAMED」やリモート職員の協力でどんどん記帳代行を進めていく。そして、出来上がった試算表などをもとに、職員がお客様を個別フォローしていく体制にしたいです。

また、強い組織体制を作ることも重視しています。最近の税理士業界は人手不足と言われていて、実際に近年は「契約していた税理士に依頼できなくなった」という問い合わせも増えています。「事務所に退職者が出て、依頼に対処しきれなくなった」と、税理士側から引き継ぎ先を探すご連絡があるほどです。弊社も今、どんどん規模が拡大しているので、ご依頼いただいた業務にしっかり対応できる体制を構築する必要があります。

今はちょうど職員が大きく入れ替わったタイミングであり、新しく入ってきた職員にとってはクラウド会計がスタンダードになっています。そういう意味でも、ある意味世界がぐっと広がるような期待感を感じています。「STREAMED」のようなツールを活用したり、フルリモートの職員にも活躍してもらったりして、新しい体制にしていきたいですね。