税理士法人下平会計事務所様は1965年の開業以来、地域のお客様に寄り添い続けてきた歴史と信頼のある事務所です。
お客様との長期的な信頼関係を何よりも大切にされ、良好な関係を築き続けておられます。
今回は、お客様に寄り添い続ける環境構築維持のために工夫されているオペレーション設計や過年度資料の具体的な扱い方についてお話を伺いました。

まず、事務所のご紹介を兼ねて理念や大事にしていることについて教えてください

創業から半世紀以上になりますが、私たちの原点には“We Make Smile – 笑顔のために、私たちがいる。”という想いがあります。

お客様の笑顔はもちろん、関わるすべての人の笑顔を増やしたい。
そんな想いを胸に情熱・誠実・結束という価値観のもと、その先にあるお客様の安心や未来を一緒につくることを大切にしています。

現在どのような体制で運営され、どのくらいのお客様がいらっしゃるのですか

現在、支店も含めて20名規模で運営しています。
現在400件超のお客様がおり、そのうち30年以上支援しているお客様が59件、50年以上に限っても19件のお客様と良好な関係を築いています。

当社の「スキャンセンター」を導入したきっかけを教えてください

確定申告期には大量の紙証憑のスキャン作業があり、担当者のデスクが資料で埋め尽くされている状況が常態化していました。
また、以前はパートスタッフの方にスキャン作業をお願いすることもありましたので、業務の効率化と負担軽減を図るために、新たにリリースされたスキャンセンターを試しに導入してみました。

まとめて証憑を送付したところ、想像以上にスムーズに処理が進み、「これを定期的に活用すれば、倉庫そのものを減らせるかもしれない」と所長とも話し合うようになりました。
結果として、保管スペースの見直しにも繋がり、より効率的な業務環境を整えるきっかけになりました。

ペーパーレス化を進めるうえでの秘訣は何でしたか

一番効果的だったのは、所長が書類の保管期間の方針を明確に示してくれたことです。
以前は「いつまで保管しておくべきか」が曖昧で、誰もがなんとなく資料を保管し続けていましたが、今ではルールが明確になり、データ化の判断がしやすくなりました。

さらに、繁忙期明けの4か月間、月初に全員で大掃除を実施し、スキャン対象を選別してスキャンセンターに送付する運用を徹底しています。

スキャンセンターへの送付対象はどのような基準で選別しているのですか

3ヵ年までは資料の原本を保管し、それ以降はデータ化候補の対象になります。
今後も参照したい・すべき資料はスキャンセンターに送付し、データとしては不要な書類は破棄しています。

ペーパーレス対応を進めた結果どのような効果がありましたか

年々紙資料が減り、借りていた外部倉庫3つのうち2つを解約でき、年間で100万円単位のコスト削減にも繋がっています（左写真）。
所内のペーパーレス意識も高まり、今では顧問先様にもデータ回収を積極的にお勧めできるようになりました。

今後さらに取り組みたいことを教えてください

物理的な保管課題は解決できましたが、次のステップとしてスキャン後のデータ管理をどう最適化するかが新たな課題です。

日々のバックアップ体制や保存先の見直し、容量対策を進めつつ、将来的にはクラウド化や運用の標準化を進め、誰でも回せる仕組みを作っていきたいと考えています。