テレワークに移行した会計事務所はどのように紙の証憑というハードルを乗り越えたか | STREAMED(ストリームド)

テレワークに移行した会計事務所は
どのように紙の証憑というハードルを乗り越えたか

緊急事態宣言が発令され、多くの企業は急なテレワークへの移行を余儀なくされましたが、会計事務所で働く方々からはテレワークへの移行は難しいというお声を頻繁に伺います。
クラウド記帳サービス STREAMEDを運営する株式会社クラビスは、STREAMEDをご利用いただいている会計事務所の方々にアンケートを実施(回答期間:2020年4月24日〜30日)し、現在の業務実態について232所から回答をいただきました。

全職員もしくはほとんどの職員をテレワークに移行した会計事務所は37%

テレワークの実施状況

全職員をテレワークにしている会計事務所は15.9%、ほとんどの職員をテレワークにしている事務所は21.1%、計37.0%の事務所が概ねテレワークに移行できているようです。
一方でテレワークを全く行っていない事務所が18.1%存在します。

また、東京都の事務所は54.1%の事務所が概ねテレワークに移行していることに対し、それ以外の道府県の事務所は27.2%と大きな差があります。

テレワークに完全移行できない主な理由は紙の証憑

全職員のテレワークを行っていない理由

全職員をテレワークにしている37所を除き、195所にテレワークに完全移行できない理由を伺いました。

結果、紙の証憑を受けとる必要があるからと答えた事務所が約半数(48.7%)、紙の証憑を持ち出せないからと答えた事務所が約3分の1(33.3%)、テレワークに移行できない理由の上位3位のうち、1位と3位が紙の証憑が原因でした。
紙の証憑を「持ち出せない」ことより「受け取らなければならない」ことが、大きな要因となっているようです。

テレワークに移行した会計事務所はこのようにハードルを乗り越えた

テレワークに移行して業務を行うユナイテッド・アドバイザーズ税理士法人 西内先生にインタビューし、テレワークに移行できない理由として多く挙がる課題をどのように対応しているか伺いました。

ユナイテッド・アドバイザーズ税理士法人 西内先生西内先生)新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、ゆくゆくテレワークに移行せざるを得ない状況になると予測し、部分的ながら事前にテレワークを試していました。また、テレワークに移行する上で時間がかかる、顧客資料のクラウド上への保管やクラウドツールによる業務の進捗管理はもともと行っていました。
リハーサルの効果ともともと様々なクラウドツールを利用していたことで、緊急事態宣言の発令と同時にテレワークに移行でき、大きな混乱なく業務を継続できています。
顧問先から事務所宛に資料が届くため、全スタッフをテレワークに移行できてはおりませんが、1日の出社はソーシャルディスタンスを保つために2・3名程度に制限しています。

テレワークにおけるSTREAMEDの活用方法

STREAMEDのフロー図

西内先生)STREAMEDは、証憑をアップロードするだけで仕訳データとして納品され、クラウド上でデータ化の結果を確認できるため、テレワークで大活躍しています。
しかし、証憑をアップロードするために紙の証憑をスキャンする必要があり、運用の工夫が必要です。

STREAMEDをつかう工夫1. 顧問先に証憑・書類をスキャンしていただく

顧問先ごとに専用のフォルダーをDropbox上に用意し、顧問先にスキャンしてもらう運用を進めています。
顧問先には、DropboxのフォルダーのURLとアップロードの手順、漏れがないように資料のチェックリストを共有し、ハンディスキャナーでスキャンしてDropboxに格納していただいた後、チェックリストをチェックしていただいています。
その後、弊社で確認し、STREAMEDにアップロードしています。
新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、この運用を受け入れてくれる顧問先が増え、もっと広めることができればスキャンの工数を益々減らせそうです。

STREAMEDをつかう工夫2. 届いた紙の資料は全てスキャン

顧問先にスキャンしてもらう運用を進めているとはいえ、まだ多くの顧問先が郵送です。
顧問先の資料を持ち出すことはリスクが大きいため禁止にしています。そのため、届いた資料はSTREAMEDを利用するもの、しないものに関わらず全てスキャンしています。
その後、STREAMEDでデータ化できる証憑はそのままSTREAMEDにアップロードし、データ化の結果を自宅で確認して会計ソフトにインポートしています。
STREAMEDでデータ化できない証憑はスキャンしたデータをDropboxに格納し、自宅で会計ソフトに直接入力しています。

テレワークにおけるそのほかの課題の対応方法

パソコンやスキャナーなど自宅に業務環境を整えられない課題に対して

西内先生)在宅勤務用のノートパソコンを全従業員に支給しました。自宅にネット環境がない場合、事務所のモバイルWi-Fiを支給しています。
そのような対応により自宅で作業できるようになっても、ディスプレイがほしい、椅子がほしいといった細かい要望が次々に挙がってくるため、会社の経費で賄う方針を示しています。

顧問先の資料が社内のみからアクセスできるサーバにあり、自宅からアクセスできない課題に対して

西内先生)テレワークをはじめる前からDropboxに資料を格納するように準備を進めておりました。
約1年前から徐々にはじめ、今では業務で閲覧する顧客資料は全てDropboxに入れています。

自宅から会計・税務システムにアクセスできない課題に対して

西内先生)当事務所ではクラウド会計もインストール型の会計ソフトも利用しています。クラウド会計はテレワークでも業務が変わりませんが、インストール型の会計ソフトの場合、リモートデスクトップ(※)を活用することで自宅からでも事務所にいるのと同じ環境で業務ができています。

※ここでのリモートデスクトップとは、自宅のパソコンからネットワークを通じて事務所のパソコンにアクセスし、遠隔操作を行うことを指します。

職員の業務進捗が見えない課題に対して

西内先生)ホワイトボードで予定や業務の進捗管理をしている場合、テレワークに移行すると誰が何の業務を行っているか全く見えなくなってしまいます。
当事務所ではkintoneというクラウドサービスを導入し、進捗管理の見える化はもちろんのこと、個々の職員が行うべきタスクを一覧化したり日報として使ったりもしています。

アフターコロナに求められる会計事務所とは

ユナイテッド・アドバイザーズ税理士法人 西内先生西内先生)実はコロナ危機がはじまってから、これまで以上に新規の顧問先が獲得できています。
融資や補助金、助成金に強い事務所だということもありますが、オンラインで対応できることが今のお客様のニーズに合っていることも大きいと感じます。これまでは新規のお問い合わせを頂いた場合、必ず対面で面談していましたが、今はお会いせずZoomによるオンラインミーティングのみでのやりとりも増えてきました。

また、在宅勤務を打ち出した専用サイトを作成したことで、新規の顧問先だけでなく職員の採用も好調です。
知識や経験はあるが通勤できない優秀な方はたくさんいて、実際にそのような方からの応募も多く、積極的に採用していきたいと考えています。

新型コロナウイルスの収束にはまだまだ時間がかかると思われ、収束後も完全に元の世界には戻らず、テレワークや顧問先とのオンライン面談が当たり前になってくると思います。しかし、混乱の中だからこそ顧客ニーズに対応することは大きな価値があり、顧客ニーズにあわせて業務を変革していけるかが、ピンチをチャンスに変えられる境い目になると思います。

   

ご不明な点はお気軽にお電話ください050-5434-8299受付時間:10:00~18:00(土・日・祝を除きます)