会計事務所の繁忙期のピークである確定申告期。
本年は新型コロナウイルスの感染防止対策により、1カ月期限が延長されていますが、業務への影響も大きいのではないかと思います。

業務の負荷量が著しくあがるこの時期の中でも特に時間がかかるのが「記帳代行」です。

本記事では、クラウド記帳サービス STREAMEDとスキマバイトサービス タイミーを利用して、記帳代行の完全外部化に挑む会計事務所の取り組みご紹介します。

左：田村基匡税理士事務所　代表 田村基匡 様
右：税理士法人矢崎会計事務所　代表 矢﨑誠一 様

スキャンするだけで翌日データ化されるSTREAMEDは便利だけど…繁忙期は戦力のスタッフに記帳代行のスキャンをさせるのはもったいない

田村基匡税理士事務所と税理士法人矢崎会計事務所では、スタッフの記帳代行の負担を減らすことを目的に、 STREAMED を導入しています。 STREAMED は紙のレシートや通帳、現金出納帳などをスキャンするだけで、翌日に仕訳データとして戻ってくるサービスです。

そもそもは、スタッフの方の記帳代行負担を減らすために STREAMED を利用していました。しかし、繁忙期は戦力として時間対労働効果の高いスタッフにもスキャンをお願いしなければならず、以前よりも業務は効率化したもののスキャンをする時間自体がもったいないなと思っていました。

「繁忙期だけ、スキャンを手伝ってくれる人がいれば… 」
季節性が強い業種なので短期雇用のアルバイトの採用を一度は検討したことがありますが、採用のコスト・面接の手間や費用も合いにくいことから実現が難しく、半ば諦めていました。

スキャン人材の確保が実現できた、スキマバイトサービス タイミー

田村先生と矢﨑先生は同じ大学の先輩後輩で昔からの長い付き合い。たまたま、同じ大学出身の起業家がやっているサービスのタイミー を注目していました。自分たちの業務にも活かせないかと考え、まず田村先生が タイミー を使ってスキャン業務を担ってくれる人員を募集しました。

田村先生）
STREAMED のスキャンをお願いするために、タイミーを利用しました。はじめはどういう人が来るのかが不安でしたが、みなさん想像以上の仕事量をこなしてくれるので、非常に満足しています。タイミーでは雇用側と被雇用側の双方で評価をできるので、募集時に高い評価を受けている方に絞って募集をかけることができます。中には、そのまま採用したいと思った方もいました。（タイミーは引き抜きも可能です）
タイミーを利用して驚いたのは、募集をかけて5分ですぐに応募があったことです。また、タイミーを通じて働く方が元気良く作業をしてくれることで、いつも以上に所内が明るくなったこと、事務所内の人材が人に教えることで学びにもつながっていることは思ってもいない副次的な効果でした。
STREAMED は非常に便利ですが、繁忙期にはスキャン作業からどこかにお願いできないかと模索していました。単純作業ではあるけれど人手が必ず必要なので、タイミーとは非常に相性がいいと思っています。

田村先生からの評判を聞き、矢﨑先生も早速試されたとのことです。

矢﨑先生）
会計事務所は季節性が強い業種で、特に”個人の確定申告期”は猫の手も借りたいくらいの業務量になります。これまでも確定申告期に限ってサポートに来てくれる人材を募集することも検討してきましたが、募集のコスト、面接の手間、教育時間の確保を考えると現実的には難しいと考えていました。
タイミーであれば募集が簡単にでき、面接もせず、すぐに人手を確保できます。タイミーでお願いする業務は、5分で伝えられることに限定してますが、確定申告時期にはそういった業務がたくさんあります。
また、懸念していた守秘義務への対応も、募集要項に誓約書を含めることで解決でき、安心して仕事の依頼をできました。

STREAMED × タイミーで記帳代行の外部化を実現し、より収益性の高いことにトライできる事務所へ

お二方とも共通して、こうおっしゃっていました。
「領収書を入力することが私たち会計事務所の価値ではないです。会計税務のプロとしてよ
りお客様のためになることに時間を使いたいです。」

STREAMED と タイミー を活用することで、確定申告期でも、領収書に触れる必要がなくなり、STREAMED でデータ化されたものを確認するだけで済みます。今回の取り組みにより、事務所スタッフが入力業務から解放されるだけでなく、より新しいことや付加価値の高いことにチャレンジする時間の確保ができるようになります。

作業代行だけでは士業が提供するサービスの差別化がしにくくなってきている昨今。作業代行の時間を圧縮し、これまで以上に会計税務のプロとしての仕事が求められています。