目次

• はじめに
• 分類する場合の対応
• 分類する場合のルール
  • 分類の数
  • 分類名
  • 分類の指示
• 分類の例
  • 基本の大分類を作成する
  • ⼝座関係の⼩分類を作成する
• 分類しない場合の対応

はじめに

資料をご送付いただく際に分類して送付いただくことで、納品データも分類された形でご確認いただくことが可能です。
このページでは分類に関するルール、分類しない場合の対応についてご案内いたします。

分類する場合の対応

分類とは資料を「現金領収書」「預金取引」「カード取引」・・・・などのように分類してスキャンセンターに送付することです。資料を分類した場合の対応は以下の通りです。
【お客様】資料を項目ごとに分けて提出
【スキャンデータの納品】Boxのフォルダにご指定の分類に従ってフォルダを作成し納品
【資料の返却】提出時の分類のまま返却

分類する場合のルール

分類の数

分類では大分類とそれに紐づく小分類を設定いただくことが可能です。
大分類、小分類それぞれ最大８分類です。
最大分類数を超えた形で資料を送付された場合、納品時のフォルダ作成ができない・通常納期での対応ができないといった状況が発生します。その場合は、個別でチャットツールにて担当者よりご相談をさせていただきます。

分類名

自由に指定いただくことができます。
提出時に記載した名称を「分類名」として扱い、Boxへのフォルダ追加の際にもこの名称で設定します。

分類の指示

資料送付時に付箋に記載されたものは分類として扱いません。A4用紙・シール・袋・封筒などに直接書き込んでいただくようお願いします。
資料を送付する際の方法や資材については【スキャンセンター】資料の提出方法を参照してください。

分類の例

STREAMEDへのアップロードや会計ソフトへの取り込みを踏まえると、以下の分類例がお勧めです。

基本の大分類を作成する

分類例

(1)現金領収書
(2)預金取引
(3)カード取引
(4)支払請求書
(5)その他

※最大で8分類可能ですので、上記例の場合あと3分類できる状態です。

⼝座関係の⼩分類を作成する

基本の分類をベースに、口座やクレジットカードの小分類を追加作成する例です。
小分類も最大8分類まで可能です

分類例

(1)現金領収書
(2)預金取引
　　├(2-1)〇〇銀行
　　├(2-2)△△銀行
　　└(2-3)□□銀行
(3)カード取引
　　├(3-1)〇〇カード
　　├(3-2)△△カード
　　└(3-3)□□カード
(4)支払請求書
(5)その他

※上記例の場合、小分類としてあと２分類できる状態です。

分類しない場合の対応

資料を分類をしない場合の対応は以下の通りです。
【お客様】資料を1つのファイルや袋にいれて提出
【スキャンデータの納品】すべて同一フォルダに納品
【資料の返却】提出時のまま返却

提出時は証憑が封筒などに入ったままにはせず、直接証憑が取り出せるような状態で送付をお願いします。

納品後のデータを振り分けていただくことも可能です。
詳しい操作方法は、以下の動画にて解説していますので、ご参照ください。

■BoxDrive利用版_納品後に資料を振り分ける方法
■Boxで資料を振り分ける方法